소명자료 요구 시 증빙관리의 중요성

최근 들어 국세청 전산망의 발달로 거래 쌍방간의 거래상황 체크를 통해 뜻하지 않은 불부합 자료가 나타나는 경우가 빈번해졌다. 물론 정상적인 거래인 경우 입증을 통해 문제의 해결이 간단할 수 있으나 비정상 적인 경우뿐만 아니라 정상적인 경우에도 실무자들이 입증상의 어려움으로 인하여 세금을 추가납부하거나 가산세의 부담을 지는 경우가 상당히 많다.

거래상황에서는 반드시 세무조사나 소명자료 요구에 대비해 철저한 서류 및 증빙의 구비가 필수적이다. 즉 모든 거래상황에서는 계약서나 거래명세서 등 내부증빙 뿐만 아니라 세금계산서 등 세법에서 인정하는 법정지출증빙을 반드시 구비하도록 한다.

최근에는 금융거래 조작 등을 통하여 가공의 거래를 합리화시키려는 노력을 하는 업체가 많음으로 인하여 세무공무원이 불성실 신고가 발생하는 경우 금융거래의 신뢰보다는 해당 업체의 납세신뢰성을 우선적으로 판단하는 경향이 지배적이므로 평소에 세금과 관련된 문제를 손쉽게 해결하기 위해 기업의 납세성실도를 높여두는 것도 하나의 실무테크닉 중의 하나다. 즉 납세성실도가 높지 않은 기업은 금융거래에 대해서도 신뢰를 받지 못하고 세금을 추징당할 수 있다.

첫째, 나중에 발생할 세무조사에 대비해 증빙자료를 반드시 구비하라는 점과 둘째, 모든 현금거래는 금융거래를 우선으로 하고 셋째, 기업의 납세성실도를 잘 관리하라는 것이다.

이와 같은 세 가지 조건을 모두 충족한다면 혹시 발생할지도 모르는 세무상 손해에 대해서도 조세쟁송 등을 통하여 적극적으로 대응할 수 있다. 직원의 급여를 몇 푼 올려주는 데 인색하기보다는 능력있는 직원을 고용해 이와 같은 문제를 사전에 대비하는 것이 더 큰 기업의 이익이 되는 것이다.

[사례] 소명자료 제출기한이 법적으로 정해져 있나요?

각종 신고 자료에 의해 관할세무서가 이상 발견시 해당 기업에 소명자료를 전화나 문서로 요구를 하게 되는 데 이 경우 그 제출기한과 관련해 문의를 하는 경우가 가끔 있다.

그러나 소명자료의 제출기한은 법적으로 정해진 바는 없으며, 내부 사무처리규정이나 담당자의 자의적인 판단 기준에 의해 그 기간을 판단하는 것이 일반적이다. 다만, 문서로 소명자료 요구시에는 소명자료 제출기한을 명시해서 발송되어 지는 것이 일반적이다. 따라서 실무자는 될 수 있는 한 10일 안에 소명자료를 제출하는 것이 좋으며, 일정기간 안에 소명자료를 제출하지 못하는 경우 관할세무서 담당에게 소명자료의 제출이 늦어지는 이유를 설명하면 좀더 여유있게 소명자료를 제출할 수도 있으므로 이 또한 하나의 실무적인 지혜이다.

남 명 우 세무사