계약서는 모든 거래행위의 기본이 되는 것이며 또한 모든 법률서식의 기초가 되는 것이다. 계약서는 작성하는데 의미가 있기보다는 작성함으로써 당사자가 성의를 가지고 준수해야 할 계약상 권리와 의무를 명백히 정해둠으로써 문제가 발생했을 때 유효한 해결책을 주고, 나아가서는 분쟁 발생시 증거자료가 되는 데에 의의가 있다.

거래약정서는 거래당사자간의 판매조건 및 대금결재방법, 채권담보 등 거래에 필요한 제조건을 명시한 당사자간의 게약으로 사후에 분쟁이 발생할 것에 대비하여 사전에 명백히 해 두어야 한다.

계약서를 작성하기 전에는 자사의 여신관리 규정이나 지침을 충분히 검토하고 자사가 제시할 수 있는 거래조건을 명확히 해 두어야 하며, 상대방이 제시하는 조건(납기, 수량, 규격 등)에 대해서도 결재권자와 충분히 상의하여 검토해 둔다.

계약서식은 일정한 거래내용을 기재하는 것인데, 그 내용을 파악하기 쉽게 하기 위해서도 일반적으로 먼저 '표제'를 기재한다. 예를 들면, '상품매매계약서', '대리점계약서', '금전소비대차계약서'와 같이 기재한다. 종종 '다짐장', '각서'라고 쓰인 서류를 볼 수 있는데, 이와 같은 표제라도 내용만 명확하면 문제는 없지만 대량의 거래나 신속․획일적 처리를 필요로 하는 회사에서는 피하는 것이 좋다,/취재1팀